MANUAL DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

SECCIÓN 1: DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD E IDENTIFICACIÓN LEGAL

El presente documento constituye la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de G5 ENGINEERING SAS, persona jurídica de derecho privado, comercial, legalmente constituida en la República de Colombia, asentada bajo la matrícula mercantil No. 321234 de la Cámara de Comercio de Villavicencio (Meta) y clasificada en la actividad económica bajo el Código CIIU 4321 (Instalaciones eléctricas).

En cumplimiento estricto del mandato constitucional consagrado en el artículo 15 de la Carta Política (Habeas Data), lo regulado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, la organización establece los parámetros institucionales para la recopilación, custodia, administración y supresión de la información personal de clientes, usuarios, proveedores, aspirantes, empleados y cualquier tercero que suministre datos a nuestra entidad de forma directa o mediante vínculos corporativos de intermediación.

SECCIÓN 2: MARCO DE PRINCIPIOS RECTORES

La gestión y disposición de activos de información por parte de la compañía se regirá estrictamente bajo las siguientes máximas normativas:

• Legalidad Operativa: El tratamiento informático de los datos es una acción sujeta a los lineamientos imperativos de las leyes colombianas vigentes.
• Legitimidad de Propósito (Finalidad): Todo almacenamiento de datos responderá única y exclusivamente a objetivos empresariales lícitos, transparentes y previamente comunicados al usuario.
• Consentimiento Voluntario (Libertad): No se recopilarán, transferirán ni expondrán datos personales sin la manifestación previa, expresa y plenamente informada de la voluntad del titular, exceptuando órdenes judiciales o legales expresas.
• Integridad y Calidad de la Información: Las bases de datos se alimentarán de información verídica, exacta, completa, actualizada y auditable. Se prohíbe el uso de datos parciales, sesgados o que induzcan a interpretaciones erróneas.
• Transparencia Institucional: Se asegura el derecho imprescriptible del titular a exigir, auditar y recibir información clara sobre el estado, uso y existencia de cualquier dato que le competa, en el momento que lo considere oportuno.
• Acceso y Distribución Limitada: La circulación de la información se encuentra restringida a las fronteras de seguridad autorizadas legalmente o aprobadas por el titular. El acceso no público se limitará a las personas estrictamente facultadas.
• Protección y Seguridad de Datos: Se implementarán herramientas y protocolos de índole técnica, administrativa y de talento humano idóneos para blindar los registros contra adulteraciones, pérdidas, fugas o intrusiones de terceros no autorizados.
• Confidencialidad y Reserva: Quienes participen de forma directa o indirecta en la gestión operativa de datos que no ostenten calidad de públicos, asumirán el deber de estricta reserva técnica y legal, compromiso que persistirá de forma indefinida tras la ruptura de la relación contractual o laboral.

SECCIÓN 3: GLOSARIO TÉCNICO Y CONCEPTUAL

• Aceptación / Autorización: Consentimiento previo, explícito y debidamente informado que otorga el ciudadano para autorizar el procesamiento de su información personal.
• Repositorio de Información (Base de Datos): Estructura organizada de registros de carácter personal sujeta a administración y control de la compañía.
• Dato de Carácter Personal: Cualquier unidad informativa que permita identificar o asociar la identidad de una o múltiples personas naturales.
• Dato de Naturaleza Pública: Aquella información que por mandato legal no se halla bajo reserva, tal como datos de profesión, estado civil, sentencias judiciales ejecutoriadas o registros de la actividad comercial.
• Dato de Naturaleza Privada: Información íntima que por su carácter reservado solo pertenece a la órbita personal del titular.
• Dato Semiprivado: Información cuyo conocimiento reviste interés para un grupo social o sector específico, sin llegar a ser pública ni íntimamente privada.
• Categorías de Datos Sensibles: Información cuya utilización indebida tiene el potencial de desencadenar actos de discriminación o menoscabo del titular (origen étnico, afinidad política, convicciones morales o espirituales, afiliaciones sindicales, datos biológicos/biométricos o historial médico).
• Gestor de la Información (Encargado): Persona u organización que procesa datos personales por delegación directa del Responsable.
• Administrador del Tratamiento (Responsable): En el contexto de estas políticas, corresponde a G5 ENGINEERING SAS, entidad encargada de definir los objetivos, el alcance y las metodologías aplicadas a las bases de datos.
• Propietario de la Información (Titular): Persona natural sobre la cual versan los datos objeto de tratamiento.
• Procesamiento de Datos (Tratamiento): Cualquier tipo de operación sistemática ejercida sobre información personal (captura, almacenamiento, cruce, circulación, transferencia o eliminación).
• Notificación de Privacidad (Aviso de Privacidad): Documentación provista al titular para enterarlo de la vigencia de las políticas de datos, sus canales de acceso y los fines específicos a los que se destina su información.
• Habeas Data: Facultad de orden constitucional que ampara a los ciudadanos para auditar, modificar, actualizar o revocar la información recopilada sobre su persona en ficheros públicos o privados.
• Transferencia de Datos: Envío de información personal hacia un destinatario nacional o internacional que asume la posición de Responsable del Tratamiento.
• Transmisión de Datos: Flujo de datos personales dentro o fuera de la frontera nacional, destinado exclusivamente a que un Encargado ejecute tareas por cuenta y delegación del Responsable.

SECCIÓN 4: MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La compañía capturará información personal a través de los siguientes canales operativos:

• Formularios, registros y envíos realizados a través del portal web oficial o plataformas de comunicación en entornos digitales.
• Flujos de comunicación electrónica, correos y mensajería de texto corporativa.
• Interacciones por vía telefónica a través de nuestros canales de atención al cliente.
• Procesos legales de transferencia o transmisión autorizada por parte de empresas del sector o aliados estratégicos.
• Bases de captación estructuradas en ferias de ingeniería, eventos institucionales o actividades comerciales organizadas por la firma.
• Expedientes prestados, currículums, soportes y documentación de candidatos en procesos de selección o vinculación de personal.
• Contratos civiles, de obra, prestación de servicios, laborales o de proveeduría celebrados por la empresa.
• Documentación física diligenciada a mano o formatos preimpresos entregados a favor de la organización.
• Diligenciamiento de instrumentos de investigación, auditorías externas o encuestas de satisfacción.
• Soportes de vinculación obligatoria ante el Sistema de Seguridad Social Integral de los colaboradores.

SECCIÓN 5: FINALIDADES ASOCIADAS AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El procesamiento de los datos tendrá por objeto los siguientes fines comerciales, operativos y de control legal:

1. Almacenamiento ordenado y actualización sistemática de las bases de datos corporativas de la organización.
2. Gestión operativa, técnica y administrativa relacionada con los servicios de instalaciones eléctricas, ingeniería y proyectos contratados por los clientes.
3. Despliegue de campañas de mercadeo, fidelización, prospección de servicios, invitaciones comerciales y promociones propias de la actividad económica de la compañía.
4. Consolidación de directorios internos para el contacto oportuno con clientes, proveedores y prospectos de proyectos.
5. Ejecución de gestiones de cobro prejurídico y jurídico, facturación electrónica y depuración de carteras pendientes de pago.
6. Desarrollo de investigaciones internas de mercado y análisis estadísticos para optimizar los procesos de ingeniería y atención técnica.
7. Intercambio, transferencia o transmisión de datos dentro o fuera de Colombia con socios comerciales, proveedores logísticos o contratistas indispensables para dar cumplimiento al objeto social de la empresa, bajo estrictas cláusulas de confidencialidad.
8. Custodia e historial cronológico de la información para fines de trazabilidad de obras, proyectos y auditorías de calidad de la firma.
9. Recepción, radicación, trámite y resolución de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones (PQR) interpuestas por los usuarios.
10. Ubicación y contacto con operarios, ingenieros, personal en campo y subcontratistas por motivos de control operativo, seguridad y cumplimiento contractual.
11. Verificación y validación de la identidad del personal en los accesos físicos a las sedes de la empresa o frentes de obra por razones estrictas de seguridad corporativa y control de riesgos.
12. Generación, auditoría y presentación de soportes financieros, reportes contables, tributarios y legales exigidos por las autoridades de control nacional.
13. Estructuración y defensa de acciones jurídicas, requerimientos judiciales o contestación de pleitos legales en los que la empresa sea parte interesada.
14. Procesamiento de información en la ejecución de capacitaciones, adiestramientos técnicos y certificaciones del personal vinculado o contratistas.

SECCIÓN 6: DERECHOS FUNDAMENTALES DE LOS TITULARES

Los ciudadanos dueños de la información personal objeto de tratamiento por la compañía gozan de las siguientes facultades legales:

• Exigir el conocimiento, actualización oportuna o rectificación de su información frente a registros erróneos, incompletos, desactualizados, parciales o cuyo tratamiento carezca de fundamentación legal.
• Solicitar constancia formal o copia física del consentimiento y autorización otorgada a la compañía para el tratamiento de su información personal.
• Ser instruido detalladamente, previa solicitud ante la firma, acerca del uso, destino y alcance que se le ha asignado a sus datos personales.
• Elevar denuncias y quejas formales ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas violaciones o faltas a los mandatos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Cancelar la autorización de uso o demandar la eliminación definitiva de sus datos personales de los ficheros de la organización cuando se dictamine que la empresa ha vulnerado las garantías constitucionales o los principios legales de tratamiento.
• Revisar de forma totalmente gratuita sus datos personales bajo control de la compañía que hayan sido sometidos a cualquier fase de procesamiento.

SECCIÓN 7: COMPROMISOS Y DEBERES CORPORATIVOS

G5 ENGINEERING SAS y sus encargados autorizados se obligan formalmente a:

• Velar permanentemente por las garantías inherentes al derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares.
• Almacenar, salvaguardar y archivar adecuadamente los soportes que acrediten las autorizaciones brindadas por los usuarios.
• Advertir con claridad al ciudadano sobre la finalidad de la captura de sus datos y los derechos legales que le asisten en todo momento.
• Sostener los datos bajo estrictas condiciones de seguridad interna para imposibilitar su pérdida, alteración o mal uso.
• Tramitar e incorporar en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles las actualizaciones, novedades o rectificaciones notificadas por los propietarios de los datos.
• Brindar canales eficientes para el trámite oportuno de reclamos y solicitudes en los plazos fijados por la normativa.
• Informar con celeridad a la Superintendencia de Industria y Comercio ante incidentes de ciberseguridad, vulneración de datos o brechas en los protocolos de control que pongan en peligro la información administrada.
• Acatar con obligatoriedad cada una de las órdenes, circulares o mandatos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

SECCIÓN 8: GESTIÓN DE INFORMACIÓN RESTRINGIDA (DATOS SENSIBLES)

Se prohíbe el uso y tratamiento de datos de carácter sensible dentro de la firma, exceptuando los siguientes escenarios debidamente acreditados:

• Que el propietario otorgue su beneplácito formal, expreso y por escrito para tal fin.
• Que el tratamiento sea indispensable para salvaguardar la vida o integridad física del titular y este se halle física o legalmente impedido para firmar su consentimiento, requiriendo la intervención de su tutor o representante legal.
• Que el procesamiento resulte necesario para estructurar la defensa, el reclamo o el ejercicio legítimo de un derecho dentro de un proceso legal o judicial en curso.
• Que responda a objetivos de orden histórico, estadístico o de investigación científica, caso en el cual la compañía aplicará obligatoriamente procesos técnicos de disociación y anonimización de la identidad de las personas.

Nota: Bajo ninguna circunstancia se obligará al titular a suministrar datos de naturaleza sensible como requisito indispensable para acceder a nuestros servicios comerciales o laborales.

SECCIÓN 9: CANALES DE ATENCIÓN DIRECTA Y GESTIÓN DE PQR

Los titulares de los datos o sus apoderados legales debidamente acreditados podrán radicar sus solicitudes de acceso, modificación, actualización o supresión de datos a través de las dependencias oficiales de la organización:

• Canal Telefónico y Mensajería Instantánea: 3202023940
• Casilla de Correo Electrónico Institucional: contacto@g5e.com.co
• Punto de Radicación Física: Oficinas principales en la ciudad de Villavicencio, Meta.

Procedimiento para la resolución de reclamaciones:

1. Las solicitudes deberán contener de forma obligatoria la identificación del titular, los hechos que motivan la reclamación, la petición concreta y las direcciones de contacto para notificar la resolución.
2. Toda reclamación será evaluada y respondida en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recepción.
3. De presentarse situaciones excepcionales que impidan dar solución al caso en el término regular, se le comunicará por escrito al interesado el motivo del retraso antes del vencimiento inicial, estableciendo una fecha definitiva que no podrá superar en ningún caso los ocho (8) días hábiles subsiguientes al periodo inicial.

SECCIÓN 10: VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

Esta Política de Protección de Datos Personales rige a partir de su publicación oficial el 02 de enero de 2026.

Los registros incorporados en los sistemas de información de la sociedad se conservarán vigentes y almacenados durante el tiempo que resulte técnica y legalmente necesario para el cumplimiento de las obligaciones comerciales, civiles o contractuales de la organización.

Cualquier cambio sustancial, reestructuración técnica o modificación unilateral de las directrices de este documento será informado previamente a los usuarios a través de los canales de comunicación habituales antes de su implantación formal.